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15 Conseils pour rédiger un mémoire technique et répondre à un marché public
Un dossier de candidature, une offre financière, un mémoire technique, dans le cadre d’une réponse à un appel d’offres pour un marché public, doivent être élaborés avec rigueur.
L’objectif est de satisfaire pleinement les exigences exprimées par le pouvoir adjudicateur dans son Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) et, notamment son Règlement de Consultation (RC) et son Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP).
Si sur le fond, chaque appel d’offres est spécifique pour ce qui concerne les trois documents précités, la qualité de leur forme, de leur présentation et de leur transmission est toute aussi importante.
Il est impératif, qu’avant même de lire et d’analyser une offre, le lecteur est « envie » de l’étudier au motif qu’elle sera bien présentée, « agréable » à lire et répondant, également dans sa forme, aux exigences du DCE.
Il est important de ne pas oublier que, dans la plus part des cas, deux responsables du pouvoir adjudicateur vont examiner le dossier :
– Le responsable du Service Juridique ou de la Commande Publique qui va vérifier la conformité des pièces de la candidature au regard des exigences formules dans le RC, et qui, le plus souvent a eu en charge la rédaction dudit RC,
– Le responsable technique (et/ou l’Assistant à Maître d’Ouvrage) qui a produit les autres pièces du DCE et qui analysera le mémoire technique.
La rédaction du mémoire technique
Le mémoire technique est une pièce maîtresse de l’offre. Elle sera analysée au regard du CCTP, et notée en fonction des critères et sous-critères obligatoirement renseignés dans le RC.
Certains acheteurs produisent en annexe du RC, soit un cadre de réponse technique (CRT), soit la structure attendue, avec, dans certain cas, un nombre de page maximum.
1. Il ne faut pas hésiter à questionner l’acheteur pour obtenir des précisions sur ses exigences, quitte à demander à un tiers de poser la question dans l’hypothèse où le candidat ne veut pas se « dévoiler ».
2. Le cas échéant, ne pas hésiter à identifier l’auteur du CCTP, et à l’appeler pour obtenir le ou les renseignements. Mais ne jamais insister s’il refuse en demandant à ce que les questions soient posées par écrit.
3. Présenter un mémoire technique en deux documents : un document relatif au mémoire technique proprement dit, et un document « annexes » qui regroupera toutes les fiches et descriptifs techniques, les procédures, et autres documents.
4. Même si le RC ne le stipule pas, produire dans le mémoire technique un rappel sur l’objet du marché, son contexte et le cadre dans lequel il s’inscrit. Ce rappel ne doit pas toutefois, sauf cas spécifiques, excéder 3 ou 4 pages.
5. Après ce premier rappel, le candidat peut produire une présentation succincte de sa société, ses compétences et quelques références similaires à l’objet du marché. Cette présentation ne doit pas excéder 3 ou 4 pages.
6. Sauf à ce que le DCE comprenne un CRT, privilégier une structure du mémoire qui reprend les critères et sous-critères de jugement des offres. A défaut, calquer la structure sur celle du CCTP.
7. Dans l’hypothèse d’une transmission sur support papier de l’offre, produire une copie du mémoire technique sur support informatique, avec un BPU et un DQE sous fichier Excel.
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La construction de l’offre
8. Produire rigoureusement toutes les pièces exigées selon les dispositions du RC. Ces pièces sont pour la plupart contractuelles.
9. Ne jamais modifier le contenu d’une des pièces (acte d’engagement, DQE, BPU, DPGF,…) sans en avoir obtenu l’accord écrit de l’acheteur.
10. La signature de tout ou partie des pièces, selon l’acheteur, devra être celle du responsable habilité à engager la société et identifié clairement dans les pièces de la candidature (K bis, pouvoir, …).
11. Si le doute demeure sur les documents qui doivent être signés ou non, tous les signer est la meilleure solution.
L’élaboration du dossier de candidature
12. Constituer un dossier spécifique aux pièces de la candidature. Ne pas produire un dossier unique (candidature + offre), sauf à ce que le RC l’exige. Il arrive souvent que la candidature et l’offre soient examinées par les deux services différents mentionnés ci-dessus.
13. Présenter dans l’ordre stipulé dans le RC, les pièces exigées par l’acheteur public, et ne pas hésiter à produire, à ce stade de la procédure, les pièces qui seront exigées en cas d’attribution sous un délai beaucoup plus court (8 jours).
14. Bien évidemment, renseigner rigoureusement le DC1 et le DC2 qui sont légèrement plus complexes avec les nouvelles dispositions de la commande publique.
15. Toutes les pièces qui viendront à l’appui de la candidature pour présenter le candidat, ses compétences, ses références, ses certificats de capacité ou encore ses qualifications, devront être intégrées au dossier après les pièces exigées.
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