Que doit contenir un mémoire technique dans la réponse à un appel d’offres ?
Le mémoire technique est l’élément principal du dossier de réponse puisqu’il permet de mettre en valeur l’offre, la méthodologie et les moyens utilisés afin de réaliser la prestation demandée. Il est donc primordial pour votre entreprise d’optimiser ce document afin de maximiser vos chances de remporter un appel d’offres.
C’est à travers ce document que l’acheteur public notera la valeur technique de votre offre en fonction des critères de notation définis dans le règlement de consultation.
La fonction du mémoire technique dans vos réponses aux appels d’offres
La rédaction du mémoire technique doit trouver l’équilibre entre :
- Un argumentaire pertinent et cohérent sur les moyens et modalités mises en oeuvre pour satisfaire les exigences du donneur d’ordre
- Une force commerciale dans son contenu
- Un document marketing attestant de votre plus-value sur le marché
Ainsi votre mémoire technique est à l’origine de votre note méthodologique qui représente bien souvent la moitié de la valeur globale de votre offre. Il est donc nécessaire de le soigner afin d’optimiser au maximum vos chances de remporter vos marchés.
A travers le mémoire technique, l’acheteur et le pouvoir adjudicateur peuvent :
- Apprécier les moyens humains dont vous disposez
- Apprécie les moyens techniques dont vous disposez
- Apprécier vos méthodologies et modes opératoire
- Apprécier la Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de votre entreprise,
- Apprécier les dispositions sécuritaires prévues par votre entreprise
La rédaction du mémoire technique
La valeur technique de votre offre est le critère qui a le plus augmenté au cours du temps. Vous êtes donc dans l’obligation d’optimiser au maximum votre offre afin que celle-ci soit attrayante pour l’acheteur. C’est par l’intermédiaire de ce document que vous allez faire la différence face aux autres candidats.
Certaines bonnes pratiques pour vos mémoires techniques doivent cependant être prises en compte :
- Personnaliser et adapter vos mémoires techniques en fonction des exigences identifiées dans le cahier des charges
- Structurer au maximum votre dossier pour y ajouter de la clarté
- N’hésitez pas à travailler sur le design de votre document
- Valoriser votre savoir-faire et n’omettez aucun point d’attention
Le mémoire technique de référence
Lorsque vous débutez dans les marchés publics, le temps de travail qu’exige la rédaction d’une offre attrayante peut être important. Vous avez donc la possibilité de vous construire dans un premier temps, un mémoire technique de référence que vous pourrez adapter et personnaliser en fonction des informations que vous avez récupéré lors de votre lecture du dossier de consultation.
Attention : Chacun de vos mémoires techniques doit être unique et adapté aux points d’attentions que vous avez soulevé dans le cahier des charges. Cela signifie également que TOUTES les parties de votre mémoire technique de référence doivent faire l’objet d’une rédaction qui s’articule autour des axes d’exigences de l’acheteur public.
Le contenu et la structure du mémoire technique
Nous avons ici choisi de recenser un certain nombre de points que vous développerez à l’intérieur de vos mémoires techniques afin de construire une offre plus pertinente que celle de vos concurrents.
Ces points, sont ceux que l’on retrouve le plus souvent en sous-critère technique dans les règlements de consultation. Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive et peut varier en fonction de l’objet du marché et du pouvoir adjudicateur.
Contexte et enjeux du marché
Vous pouvez commencer votre mémoire technique par un chapitre reprenant les enjeux de l’appel d’offres (pourquoi la consultation a-t-elle était lancé, quels sont les objectifs) et le contexte du marché. Cette courte partie (une page) permettra de prouver à l’acheteur que vous avez bien compris ses attentes et les spécificités de l’appel d’offres.
Pour rédiger simplement ce chapitre, utilisez le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) dans lequel vous trouverez (de manière générale) une présentation du marché.
Le plus : pour certains types de marchés publics comme les marchés de prestations de services (nettoyage, sécurité, etc) des visites peuvent être programmées avec l’acheteur public. N’hésitez pas à reporter dans ce chapitre les informations importantes que vous auriez pu obtenir à l’oral et qui ne sont pas présentes dans le dossier de consultation des entreprises (DCE).
Cette première partie doit servir de mise en bouche pour l’acheteur : il doit comprendre rapidement que vous avez identifié ses exigences et être curieux des réponses que vous lui avez apporté.
Description de votre entreprise
Une description simple et intuitive de votre entreprise et de ses activités afin de permettre au lecteur du mémoire technique de “savoir à qui il a à faire” . Cette partie peut contenir les informations déjà présentes dans votre candidature à savoir :
- les coordonnées,
- la structure de votre entreprise
- les chiffres clés de votre structure (évolution du chiffres d’affaires, évolution des effectifs, répartition du chiffres d’affaires entre vos activités, etc.),
- les activités,
- les certifications et qualifications spécifiques,
- l’historique.
La rédaction de cette présentation d’entreprise doit être concise (2/3 pages) et visuelle pour identifier rapidement les informations importantes. N’hésitez pas à utiliser des graphiques, timelines, photos qui agrémentent votre offre et facilitent la compréhension.
Les références de l’entreprise
Il s’agit ici de mettre en avant le les missions, les travaux ou les livraisons que vous avez déjà effectués et ainsi prouver de vos compétences et vos aptitudes professionnelles. Cela doit rassurer le lecteur.
Vous pouvez présenter vos références dans le mémoire technique sous forme de tableau avec en colonne : l’année, la dénomination du client, l’objet détaillé du marché et le montant de ce dernier.
Présentez en priorité les références qui ont un lien avec l’appel d’offres auquel vous répondez, démontrant de votre capacité à exécuter la prestation.
Les moyens humains pour un mémoire technique
Il vous faudra présenter le personnel qui interviendra lors du marché. Vous renseignerez, ainsi, les compétences, formations et le rôle des encadrants, du personnel opérationnel et des métiers supports. Inutile de présenter l’ensemble de votre entreprise, seul le personnel impliqué dans la prestation doit faire l’objet d’un zoom !
Pour présenter le personnel n’hésitez pas à utiliser le format CV.
N’hésitez pas à compléter la présentation des intervenants par un organigramme, cela permettra de comprendre l’organisation de l’équipe.
C’est également dans ce chapitre du mémoire technique que vous pourrez aborder les questions des formations du personnel, sujet très important puisqu’il démontre l’acquisition des compétences de l’équipe.
Les moyens matériels dans votre mémoire justificatif
Dans cette partie, il vous faudra décrire et lister les moyens matériels utilisés pour les prestations demandées. Il s’agira de les décrire et d’expliquer leurs destinations. Il en va de même pour les produits et consommables. Si vous disposez de fiches produits, par exemple, intégrez les en annexes et non dans le corps du mémoire technique afin de fluidifier la lecture.
Pour aller plus loin, vous pouvez détailler la manière dont vous gérer l’approvisionnement et le stock de produits et consommables (nombre de jours de stock, approvisionnement en flux tendu, etc). N’hésitez pas à présenter vos fournisseurs, ces derniers peuvent parfois apporter une plus-value (conception écoresponsable, localisation géographique, …).
Méthodologie utilisée pour la prestation
Dans cette partie vous pourrez présenter :
- Le phasage et le planning d’exécution des prestations;
- La préparation des prestations : réunion de lancement, approvisionnement, reprise du personnel, planification et affectation des tâches, etc;
- La description des éventuelles études préalables;
- La réalisation des prestations : pour cela il est important d’être méthodique dans la description. Le moyen le plus efficace est de décrire de manière chronologique la façon dont vous allez effectuer les prestations.
- La gestion des imprévus et des contraintes spécifiques.
Bien entendu, plusieurs autres points peuvent être développés dans la méthodologie : l’important est de montrer à l’acheteur que vous avez compris le dossier. Pour vous assurer de tout traiter, reportez-vous aux sous-critères présents dans le règlement de consultation et le CCTP.
Démarche qualité
A travers ce chapitre, vous devrez mettre en avant les moyens utilisés par votre entreprise afin de s’assurer de la bonne exécution des prestations, dans les délais et le budget prévus. Ces moyens peuvent être : le type de management et l’organisation des équipes, les documents, outils et informations de suivi, les contrôles effectués en interne, les actions d’amélioration continue, etc.
Hygiène / Sécurité
Il s’agira de mettre en lumière toute la gestion des normes d’hygiène et de sécurité mises en place pour les prestations. Il pourra être développé ici : la présentation des équipements de protection individuelle, les formations en matière de sécurité du personnel, la gestion des nuisances et de la sécurité des tiers, etc.
RSE de votre entreprise
La responsabilité sociétale de l’entreprise est également l’un des points d’attention sur lequel vous serez jugé à travers votre mémoire technique. La RSE peut être découpée en deux parties :
- La première concerne votre démarche environnementale : utilisation de produits écolabellisés, la gestions des déchets, le recyclage, plan de réduction des consommations énergétiques, etc;
- La seconde présente votre démarche sociale : avantages sociaux des salariés, insertion de personnes éloignés de l’emploi, mesures d’amélioration du bien-être au travail, mécénat, etc.
Les variantes
Les variantes en Marché Public représentent les propositions imposées par le donneur d’ordre ou à l’initiative des candidats et qui répondent, de près aux besoins de l’acheteur, tout en s’écartant des critères définis dans le cahier des charges.
Si un acheteur autorise ou exige les variantes dans un appel d’offre, il est dans l’obligation de présenter les exigences minimales que doivent respecter ses propositions.
Vos propositions doivent ainsi correspondre aux aspects techniques analysés dans le cahier des charges, tout en mettant en valeur une solution moins coûteuse ou plus avantageuse pour l’acheteur.
Prestations Supplémentaires Eventuelles
A l’inverse des variantes, les PSE ne se substituent pas mais s’ajoutent à l’offre initialement faite par l’opérateur économique. Il s’agit de prestations que l’acheteur peut commander au moment de la signature afin de compléter son besoin.
Ces prestations doivent ainsi être liées à l’objet du marché et apporter une plus-value à votre offre de base.
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