Répondre à un appel d’offres avec l’Intelligence Artificielle
L’année 2023 a été marquée par l’arrivée des intelligences artificielles dans nos vies. Le potentiel et les opportunités offertes par ce type de technologie force les acteurs de la commande publique à se lancer dans l’appréhension des IA dans leur métier. Certaines IA spécifiques Marché Public ont l’air prometteuses, comme l’arrivée d’aoptia.fr. Voici nos meilleurs conseils pour utiliser les IA pour répondre à un appel d’offres :
Qu’appelle t-on IA ?
Avant de comprendre les possibilités offertes par les IA, il nous faut d’abord la définir :
Elle vise à développer des systèmes capables d’apprendre, de résoudre des problèmes et de prendre des décisions de manière autonome.
Sa principale force réside dans le gain de temps qu’elle offre : En effet, en quelques secondes, une IA est capable de synthétiser des milliers de recherches sur un seul et même sujet et de les restituer via un contenu écrit.
Son impact est déjà visible dans un grand nombre de secteurs : Financier grâce à l’automatisation de certaines tâches via une IA ou industriel pour la conception de produits par exemple.
Peut-on répondre à un appel d’offres avec une IA ?
Alors comment utiliser une IA pour répondre à un appel d’offres ? Peut-on demander à une IA de rédiger un mémoire technique ?
Malheureusement non !
Les intelligences artificielles n’offrent aujourd’hui aucune certitude quant à la fiabilité des réponses qu’elles proposent. Ainsi, ces IA basent leur savoir sur des sources tout comme nous le faisons. Si ces sources sont mauvaises, alors l’IA ne sera pas capable de l’identifier.
Il n’est pas rare qu’en posant deux fois la même question à une IA, celle-ci propose 2 réponses totalement différentes.
Il faut donc utiliser l’IA pour son réel apport : le gain de temps.
Quel apport pour l’IA en marché public ?
Analyse des documents du marché
Lorsqu’une entreprise se prépare à répondre à un appel d’offres, l’analyse minutieuse du DCE est essentielle pour comprendre les besoins du client et proposer une offre compétitive.
Cependant, cette tâche peut être fastidieuse et chronophage. Comment utiliser l’IA dans l’analyse de documents :
- Extraire les informations principales : Les exigences spécifiques, les critères d’évaluation, les délais, les clauses, etc : toutes ces informations peuvent facilement être extraites par une IA. Cela permet ainsi de gagner un temps considérable en identifiant rapidement ces données.
- Analyse des risques : Vous pouvez utiliser l’IA afin de mettre en avant les exigences (techniques, humaines, ressources) qui pourraient avoir un impact sur votre décision de vous lancer dans la réponse à l’appel d’offres. Si vous souhaitez par exemple trouver rapidement une information précise dans le DCE, l’IA vous permettra de le faire en quelques secondes.
- Optimisation de votre organisation : Enfin, l’IA peut contribuer à optimiser la gestion des réponses à l’appel d’offres en fournissant des outils de suivi et d’organisation des documents. Vous pouvez par exemple demander à une IA de vous rédiger une checklist des documents à intégrer à votre dossier de réponse.
En combinant l’expertise humaine avec les capacités de l’IA, vous avez la possibilité d’améliorer votre efficacité et votre compétitivité lors de la réponse à un appel d’offres.
Rédaction de contenu pour le mémoire technique
L’IA peut contribuer à la rédaction de votre mémoire technique. Ainsi, cette techno permet de générer des paragraphes entiers en s’appuyant sur les informations extraites et sur les données de votre entreprise. Par exemple, si l’appel d’offre exige une description détaillé de votre méthodologie, l’IA peut rédiger un texte cohérent et précis, en intégrant vos processus internes et les différents éléments que vous souhaitez mettre en avant ou non.
L’utilisation de l’IA peut également avoir un grand intérêt dans le phrasé et la facon dont vous présentez votre offre : elle peut adapter un ton et un style différent en fonction du client et du contexte, rendant votre proposition plus percutante et donc plus à même de remporter le marché.
Nos conseils : Il faut savoir se servir de l’IA avant de se lancer. Il est crucial de reconnaître que l’IA, bien qu’étant un outil puissant, ne remplace pas l’expertise humaine.
Nous vous recommandons de commencer par des tâches simples, comme la génération de courts paragraphes ou la reformulation de phrases existantes. Cette approche permet de se familiariser avec les capacités ainsi que les les limites de l’IA avant de l’utiliser à son plein potentiel.
Tester et vérifier son mémoire grâce à l’IA
Le principal atout de l’IA réside dans sa capacité à analyser des documents.
L’utilisation de l’IA pour comparer les exigence de l’acheteur avec le mémoire technique rédigé par l’entreprise offre un avantage non négligeable. L’IA peut analyser en profondeur les documents d’appel d’offres, pour en extraire les critères d’évaluation et les exigences spécifiques.
Par la suite, elle peut comparer ces informations avec le contenu du mémoire technique, identifiant les écarts entre les 2 documents. Cette analy se permet de s’assurer que toutes les exigences sont couvertes et que le mémoire technique est parfaitement en cohérence sur les attentes de l’acheteur. De plus, l’IA peut détecter les incohérences ou les contradictions potentielles, garantissant ainsi la cohérence et la clarté du document.
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